Savills vill värna och skydda din integritet och vår användning av dina personuppgifter regleras av denna personuppgiftspolicy. På denna webbplats betyder "Savills", "vår" och "vi" alla företag som ingår i Savills Sweden-grupp som samlar in och använder din information på det sätt som anges i denna personuppgiftspolicy. All hänvisning till "dig" eller "din" hänvisar till var och en, vars personuppgifter vi hanterar.
1. Introduktion
Vår användning av dina personuppgifter regleras av denna personuppgiftspolicy.
Savills är Personuppgiftsansvarig för de personuppgifter om dig som samlas in och använder. Vi kommer att hantera dina personuppgifter som konfidentiella och i enlighet med gällande lagstiftning om dataskydd och dina personuppgifter kommer endast att delas med andra i enlighet med denna personuppgiftspolicy.
Denna personuppgiftspolicy beskriver;
- Vad personuppgifter är
- Hur vi samlar in dina personuppgifter
- De typer av personuppgifter vi samlar in
- Hur vi använder dina personuppgifter
- Den rättsliga grunden för hantering av dina personuppgifter
- Hur vi delar dina personuppgifter
- Hur länge vi behåller dina personuppgifter
- Hur vi skyddar dina personuppgifter
- Överföringar utomlands av dina personuppgifter
- Dina rättigheter i förhållande till dina personuppgifter
- Hur man anför klagomål och hur man kontaktar oss
Om det sker några ändringar i hur dina personuppgifter används kommer denna personuppgiftspolicy att uppdateras.
2. Vad är personuppgifter?
Personuppgifter är all information som berättar något om dig för oss. Dessa kan innehålla information som namn, kontaktuppgifter, födelsedatum, bankkontouppgifter eller information om dina behov eller omständigheter som skulle göra det möjligt för oss att identifiera dig.
Vissa personuppgifter är klassificerade som "särskilda" uppgifter enligt lagstiftningen om dataskydd. De inkluderar information om hälsa, ras eller etniskt ursprung, religiösa övertygelser eller politiska åsikter och sexuell läggning. Sådan information är känsligare och vi måste ha ytterligare skäl att samla in, lagra och använda denna typ av personuppgifter. Det finns också ytterligare restriktioner för omständigheter som ger oss rätt att samla in och använda uppgifter om brottsdomar.
Alla referenser till personuppgifter i denna personuppgiftspolicy kommer att inkludera personliga uppgifter och, i förekommande fall, särskilda kategorier av personliga uppgifter.
3. Vilka personliga uppgifter samlar vi in?
Vi samlar in (fullständiga) kontaktuppgifter (såsom telefonnummer, e-postadress och postadress) när du kommunicerar med oss.
Om vi tillhandahåller en tjänst till dig eller för din räkning där vi måste göra det enligt lag, samlar vi dessutom in uppgifter om din identitet, vilket kommer att vara minst någon form av fotografisk identifiering (såsom pass, körkort, CV-foto eller id-kort) och någon form av dokumentation med bevis på din bostadsort (såsom en aktuell elräkning).
Vi kommer också att verifiera om du har släktingar eller nära anknytningar till någon som arbetar hos Savills, så att vi kan överväga potentiella intressekonflikter, och om dessa föreligger, hur vi hanterar dessa i enlighet med våra lagstadgade och föreskrivna skyldigheter.
Beroende på vilken tjänst vi tillhandahåller för dig (eller för din räkning) kan vi också komma att samla in ytterligare personuppgifter enligt följande:
Köpa, sälja, hyra ut, hyra
Om du säljer eller hyr ut en fastighet eller lokal genom oss;
Vi samlar in ett telefonnummer för att komma i kontakt med dig för att organisera visningar och uppdatera dig om alla mottagna erbjudanden eller hyresansökningar för din fastighet.
Där du inte är den juridiska ägaren till fastigheten kommer vi att begära uppgifter från dig om din behörighet att sälja eller hyra ut fastigheten, såsom en fullmakt, förmyndarskap eller beviljande av bouppteckning.
Om du önskar hyra en fastighet eller lokal där som vi förmedlar:
Specifika åtkomstkrav så att vi kan hitta en fastighet som passar dina behov
Detaljer om din bank/byggnad/liknande kontouppgifter för att vi ska kunna hantera ett godkänt hyreskonto för dig och att lägga upp dina hyresbetalningar.
Om du vill köpa en fastighet som vi har listad till försäljning, där du specifikt har försett oss med dessa uppgifter, kommer vi samla in personuppgifter om eventuella specifika åtkomstkrav som du kan ha i förhållande till en fastighet så att vi kan hitta en fastighet som passar för dina behov. Vi kommer också att samla in personuppgifter som krävs för att skaffa en fastighet åt dig och vid behov förhandla köp av en fastighet för din räkning.
Fastighetsförvaltning
Där vi samarbetar med dig för att förvalta fastigheter för din räkning kommer vi att be om ytterligare kontaktinformation för nödsituationer om vi behöver komma i kontakt med dig utanför arbetstid eller om det sker något som kräver din omedelbara uppmärksamhet.
Övrigt
Om du prenumererar på att ta del av undersökningar, nyheter eller andra marknadsuppdateringar från oss kommer vi att, förutom ovanstående, samla in detaljer om den sektor du jobbar inom och vilken typ av innehåll du vill ha.
4. Hur vi använder dina personuppgifter?
Vad är den rättsliga grunden för vår hantering av uppgifter?
Enligt dataskyddslagstiftningen får vi endast använda dina personuppgifter om vi har en rättslig grund att göra det. Vi förlitar oss på följande rättsliga grunder för att använda dina uppgifter;
För anställningsrelaterade ändamål
Där vi behöver information för att fullfölja förfrågningar eller uppdrag enligt avtal
Där vi måste fullgöra en rättslig förpliktelse
Där hanteringen är nödvändig för att vi ska kunna utföra aktiviteter där det ligger i Savills (eller tredje parts) befogade intressen att göra så, förutsatt att dina intressen och grundläggande rättigheter inte åsidosätter dessa intressen, inkluderat:
Hantering som är nödvändig för att vi ska kunna marknadsföra vår verksamhet, varumärken och produkter och mäta våra kampanjer eller annan marknadsförings räckvidd och effektivitet – detta kommer att innefatta att skicka dig marknadsföringsinformation då och då efter att du har anlitat oss att tillhandahålla tjänster eller ta emot tjänster från oss, som antingen kan vara likartade och av intresse för dig eller där du uttryckligen har angett att du vill få sådan information. Du har rätt att när som helst välja att avstå från att ta emot denna information.
Hantering som är nödvändig för att förbättra vår kunskap om fastighetsbranschen – detta kommer att omfatta marknadsanalyser och forskning så att vi bättre ska förstå trender inom fastighetsbranschen och kunna erbjuda bättre kunskap tillsammans med mer skräddarsydda och relevanta tjänster för våra kunder i framtiden.
Hantering som är nödvändig för att vi ska kunna hantera de administrativa och tekniska aspekterna av vår verksamhet effektivt – detta kommer att inkludera:
- att verifiera den information som vi har om dig och skapa en bättre förståelse för dig
- som kund; hantering för administrativ effektivitet såsom där vi lägger ut vissa administrativa funktioner till tredje part som är specialiserade på sådana tjänster; hantering för nätverks- och informationssäkerhetsändamål, d.v.s. för att vi ska kunna vidta åtgärder för att skydda
- dina uppgifter mot förlust, skada, stöld eller obehörig åtkomst, eller för att uppfylla en begäran från dig i samband med utövandet av någon av dina rättigheter som beskrivs nedan.
I mer begränsade fall kan vi också förlita oss på följande rättsliga grunder:
Där vi behöver skydda dina (eller någon annans) intressen; och/eller
Vi kan komma att hantera särskilda kategorier av personuppgifter och uppgifter om brottsdomar under följande begränsade omständigheter:
Med ditt uttryckliga samtycke, då vi kommer att förklara syftet med informationens användning när vi ber om ditt samtycke.
Hur vi använder dina personuppgifter
För specifik information om hur dina personuppgifter kommer att användas för de tjänster som du har begärt från oss, vänligen välj från något av följande alternativ:
Köpa, sälja, hyra ut, hyra
Vi använder dina personuppgifter för att uppfylla våra skyldigheter gentemot dig att hyra ut eller sälja din fastighet eller, om du är en köpare eller hyresgäst, i syfte att arrangera ett försäljnings- eller hyresavtal för dig.
Om du köper en fastighet där vi är transaktionsrådgivare, eller om du säljer en fastighet via oss, kommer vi att dela dina personuppgifter med dina utsedda parter och övriga ombud och de ombud som företräder den andra parten i avtalet, så som är nödvändigt för att möjliggöra försäljningen eller köpet.
Om du hyr en fastighet eller lokal som vi är uthyrningsrådgivare för, kommer vi att dela dina personuppgifter med tredje part för att förebygga och upptäcka brottslighet, bedrägeri och/eller penningtvätt samt kontrollera lämplighet att hyra aktuell fastighet eller lokal.
Fastighetsförvaltning
Där vi förvaltar fastigheter å dina vägnar kan vi ibland behöva vidarebefordra dina personuppgifter till tredjepartsentreprenörer som vi har avtal med för underhåll av dina fastigheter.
Annan användning av dina personuppgifter
Om vi säljer någon del av vår verksamhet och/eller integrerar den med en annan organisation kan dina uppgifter avslöjas för våra rådgivare och för potentiella köpare eller joint venture-partners och deras rådgivare. Om detta inträffar kommer de nya ägarna av verksamheten bara att tillåtas använda din information på samma eller liknande sätt som anges i denna personuppgiftspolicy.
Vi kommer att dela personuppgifter med våra tillsynsmyndigheter, statliga eller kvasi-statliga organisationer, brottsbekämpande myndigheter och med domstolar, tribunaler och skiljemän som ibland kan krävas för att följa våra föreskrivna och lagliga krav;
Där vi använder tredje parts tjänsteleverantörer som hanterar personuppgifter för oss för att kunna tillhandahålla tjänster till oss. Detta inkluderar IT-systemleverantörer och IT-entreprenörer samt tredje parts referens- eller undersökningsbyråer i syfte att förebygga och upptäcka brottslighet.
Vi kan behöva dela dina personuppgifter med vem som helst som arbetar inom Savills-koncernen, om denna person behöver känna till dessa, för att vi ska kunna fullgöra våra skyldigheter gentemot dig.
Vi kommer att lagra dina personuppgifter i våra kundhanteringssystem och använda dem för att ge dig marknadsföringsinformation om liknande tjänster som erbjuds av Savills som de som du har uppdragit oss att tillhandahålla och vilka vi anser att du kan tycka är användbara då och då. Du har möjlighet att när som helst begära att avstå från att ta emot denna information.
Vad händer om du inte lämnar uppgifter som vi begär?
Vi behöver några av dina personuppgifter för att kunna utföra de tjänster du har begärt från oss. Till exempel:
När vi säljer en fastighet för din räkning behöver vi veta din kontaktinformation så att vi kan uppdatera dig med information om visningar, anbud och framsteg i försäljningen;
När du eller din hyresvärd bett oss åtgärda en serviceanmälan i din bostad, kan vi behöva veta mer om dina specifika omständigheter.
Vi behöver också vissa uppgifter så att vi kan uppfylla våra rättsliga skyldigheter. Vi kan till exempel behöva dina identitetshandlingar för att uppfylla våra skyldigheter för att förhindra bedrägeri och penningtvätt.
Om du inte tillhandahåller de uppgifter som krävs för dessa ändamål, kommer vi inte kunna utföra vårt kontrakt med dig och kan kanske inte tillhandahålla tjänster till dig eller fortsätta att tillhandahålla vissa tjänster till dig. När vi samlar in uppgifter från dig kommer vi att förklara att så är fallet.
5. Hur vi håller dina uppgifter säkra
Informationssäkerhet är mycket viktig för oss och vi har åtgärder på plats som är utformade för att förhindra obehörig åtkomst till dina personuppgifter, vilka inkluderar, men inte är begränsade till:
Våra klientfiler lagras i våra säkra kundhanteringssystem. Åtkomst till våra kundsystem är begränsad till de inom företaget som måste ha åtkomst till din information för berättigade affärsändamål.
Pappersdokumentation förvaras i låsta skåp.
Alla uppgifter lagras i datacenter som har system och skydd på plats för att skydda mot obehörig åtkomst och andra externa faktorer som kan skada dina personuppgifter. Det finns strikta åtkomstkrav på plats och åtkomsten är begränsad till den absolut nödvändiga.
Vi säkerställer att åtkomst till personuppgifter är begränsad till anställda hos Savills och till arbetstagare eller andra personer som arbetar inom Savills-koncernen vid behov. Utbildning ges till alla de Savills anställda och medarbetare som behöver ha tillgång till personuppgifterna.
6. Hur länge behåller vi dina personuppgifter?
Den tidsperiod som vi behåller dina personuppgifter kommer att bero på vilken typ av tjänster du har begärt av oss. Lagringstiden kan vara längre än den tid som vi tillhandahåller tjänster till dig när vi har lagstadgade eller föreskrivande skyldigheter att behålla personuppgifter under en längre period, eller där vi kan behöva behålla uppgifterna i händelse av en rättslig fordran.
7. Överföringar utomlands av dina personuppgifter
Vi får överföra, lagra eller hantera dina personuppgifter till platser utanför den europeiska ekonomiska samarbetsområdet (EES). Där de länder som dina personuppgifter överförs till inte erbjuder en skyddsnivå för personuppgifter som motsvarar lagarna i Sverige kommer vi att se till att lämpliga skyddsåtgärder införs.
Vi kommer att använda en av följande skyddsåtgärder:
- Överföra dem till ett icke-EES-land med sekretesslagar som ger samma skydd som inom EES. Läs mer om rättsliga frågor på på Europeiska kommissionens webbplats.
- Upprätta ett kontrakt med mottagaren som innebär att denne måste skydda uppgifterna enligt samma normer som EES. Läs mer om rättsliga frågor på Europeiska kommissionens webbplats.
- Överföra dem till organisationer som ingår i 'Privacy Shield'. Detta är ett ramverk som anger sekretessnormer för data som skickas mellan USA och EU-länder. Det säkerställer att dessa standarder liknar dem som används inom EES. Du kan läsa mer om dataskydd och rättsliga frågor på Europeiska kommissionens webbplats.
8. Dina rättigheter i förhållande till dina personuppgifter
Du har ett antal rättigheter i förhållande till dina personuppgifter, som inkluderar rätten att:
Vara informerad om hur vi använder dina personuppgifter
Få tillgång till dina personuppgifter som vi har
Begära att dina personuppgifter korrigeras om du anser att de är felaktiga, ofullständiga eller oriktiga
Begära att vi raderar dina personuppgifter under följande omständigheter:
Om Savills fortsätter att hantera personuppgifter utöver den tidsperiod då det är nödvändigt att göra det för det syfte som de ursprungligen samlades in för
Om Savills är beroende av samtycke som rättslig grund för hantering och du återkallar samtycket.
Om Savills åberopar berättigade intressen som rättslig grund för hantering och du motsätter dig denna hantering, och det inte finns någon tvingande övertygande grund som gör att vi kan fortsätta med hanteringen
Om personuppgifterna har hanterats olagligt (d.v.s. i strid mot kraven i dataskyddslagstiftningen)
Om det är nödvändigt att radera den personliga informationen för att uppfylla en lagstadgad skyldighet
Be oss att begränsa vår datahantering där du anser att:
- personuppgifterna är felaktiga
- vår hantering av dina personuppgifter är olagliglig
- där vi inte längre behöver personuppgifterna, men du kräver att vi behåller dem för att du ska kunna upprätta, utöva eller försvara en juridisk fordran
- du har invändning mot vår användning av dina personuppgifter
Vill du begära kopia av personuppgifter som du har lämnat till oss görs det digitalt. Denna rätt gäller personuppgifter som du har lämnat till oss som vi behöver för att kunna utföra vår överenskommelse med dig och personuppgifter där vi är beroende av samtycke för att hantera dina personuppgifter.
Invänder du mot vår hantering av dina personuppgifter där vi är beroende av berättigade intressen eller utövandet av ett allmännyttigt uppdrag för att göra hanteringen lagenlig. Om du gör en invändning kommer vi att göra en bedömning för att avgöra om vi har en övertygande berättigad grund som ger oss rätten att fortsätta hantera dina personuppgifter.
Notera att vi kommer att behålla uppgifter om att du har begärt att få utöva dina rättigheter enligt ovan. Detta gör vi för att kunna påvisa att vi lever upp till våra åtaganden enligt dataskyddslagen och för att kunna hantera alla frågor, klagomål eller krav i förhållande till din begäran. Dessa uppgifter kommer att hanteras i enlighet med våra arkiveringsbestämmelser, angivet i punkten 6 ovan.
Om du vill utöva någon av dina rättigheter, vänligen kontakta oss på [email protected]
9. Klagomål och kontaktuppgifter
Klagomål: Om du har några klagomål om hur vi använder dina personuppgifter, vänligen kontakta oss på [email protected], och de kommer att försöka lösa problemet. Om vi inte kan lösa ett problem har du rätt att klaga till dataskyddsmyndigheten i ditt land (Datainspektionen i Sverige). Om du behöver mer information om hur du kontaktar din lokala dataskyddsmyndighet, vänligen kontakta oss på [email protected].
Kontaktuppgifter
Om du har några frågor, kommentarer eller förfrågningar angående någon aspekt av denna personuppgiftspolicy, tveka inte att kontakta oss genom att skicka ett e-postmeddelande till [email protected] eller skriva till Data Protection Officer, Savills plc, Finsbury Circus House, 15 Finsbury Circus, London EC2M 7EB.
10. Användningen av cookies av Savills
Vad är en cookie?
En cookie är en liten textfil som laddas ner till din dator när du besöker vissa webbplatser och tillåter en webbplats att känna igen en användares dator. Cookies används för att hjälpa användare att navigera på webbplatser mer effektivt och för att utföra vissa funktioner, samt för att ge information till webbplatsens ägare.
Vilka cookies använder Savills?
När du surfar på vår webbplats används cookies som är absolut nödvändiga för webbplatsens prestanda och funktion. Vi använder endast icke-väsentliga kakor om du har gett oss samtycke till detta genom att välja ”Tillåt alla cookies” i bannern.
I tabellen nedan listas de cookies som används av denna webbplats och en beskrivning av hur varje cookie fungerar. Genom att klicka på "+" -symbolen kommer rutan att utvidgas för att ge ytterligare förklaring till varje cookie. Om ytterligare information om en cookie finns på en extern webbplats har en länk tillhandahållits under "Mer information".